Arquivo Central da prefeitura de Santa Maria acumula documentos

Fotos: Gabriel Haesbaert (Diário)/ Cerca de dez mil caixas contendo documentos de várias épocas estão guardadas no Arquivo Central da prefeitura de Santa Maria

Um prédio de três pavimentos, com quatro depósitos, na Rua General Neto, Bairro Nossa Senhora de Lourdes, serve como depósito de documentos da prefeitura de Santa Maria. É lá que estão 10 mil caixas contendo todo tipo de documentação da administração municipal.

De tempos em tempos, parte desse material é descartado por não ter mais utilidade. Este ano, o Executivo já publicou três editais comunicando a eliminação de notas fiscais, entre outros itens. O descarte é regrado por lei federal e, no caso da prefeitura, dois decretos regulamentam como deve ser feita a eliminação e a destinação do papel destruído.

Conforme o tipo de documento, a vida útil pode chegar a um século. É o caso da ficha funcional de servidores.

Na fila de eliminação

• Três editais publicados este ano preveem a eliminação de documentos da prefeitura:
• 337 caixas com notas fiscais de 2006
• 221 livros de registros de receita e despesa, balancetes e acordos bancários do período entre 1981 e 2000
• 93 caixas de documentos referentes a estagiários, como prontuários, contratos e folha ponto 

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Nos últimos 3 anos

• A prefeitura eliminou 2.056 caixas com documentos diversos do período de 1981 a 2009, entre eles ofícios e memorandos, balancetes, extratos e contratos vencidos de prestação de serviço e aluguel de imóveis

Nem tudo pode ser descartado 

• Legislação federal regulamentada por decretos municipais define o tempo em que cada tipo de documento deve permanecer guardado, a forma como vai ser destruído e qual o destino para o material eliminado
• Os documentos que já podem ser extintos passam por análises das secretarias e pela Procuradoria-Geral da prefeitura, que autoriza o descarte após todas as conferências
• A prefeitura é obrigada a publicar edital relacionando o volume, o período e quais documentos serão eliminados e abre prazo de 30 dias para contestação. Os documentos também devem ser divulgados no site da prefeitura
• Se ninguém contestar, a prefeitura pode destruir os documentos relacionados
• O material é destruído (triturado) para impedir qualquer tipo de identificação e doado a instituições. No caso de Santa Maria, o material vai para a Associação dos Selecionadores de Material Reciclável (Asmar), que faz a reciclagem para venda

• Entre os documentos de guarda permanente estão processos de tombamento, contratos de concessão ou permissão de uso (de uma área, por exemplo), relação de dominação de ruas

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• Tempo de armazenamento*
• Folhas de pagamento e fichas financeiras - 101 anos
• Ficha funcional do servidor - 95 anos
• Controle de frequência (livro ponto) - 53 anos
• Lotação, remoção, cedência, remanejamento e permuta - 53 anos
• Exames e atestados médicos - 49 anos
• Salário-Família - 26 anos
• Currículos, fichas de inscrição e exames médicos - 10 anos
• Outros documentos do dia a dia, que não têm maior importância na vida do servidor ou para a administração pública, têm prazo de descarta de 1 a 3 anos

• *Há uma relação de 182 tipos de documentos, todos com prazo de vida estipulados em decreto de 2011, que instituiu o Sistema Municipal de Arquivos (Siarq-SM), responsável pela proteção do patrimônio de documentos da prefeitura

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O Arquivo Central

• A nova sede do Arquivo Central da prefeitura, onde são guardados documentos da gestão pública, funciona em um prédio alugado desde agosto de 2017, na Rua General Neto, no Bairro Nossa Senhora de Lourdes
• O local é mais amplo que o antigo arquivo, com mil metros quadrados de área distribuídos em três pisos
• Nos quatri depósitos de material há um volume com 10 mil caixas de documentos encaminhados pelos órgãos municipais, cada uma com peso pode chegar a
• até 10 quilos
• Cinco servidores, entre eles dois arquivistas, três funcionários administrativos e uma estagiária de arquivologia são os responsáveis por todo o processo que envolve a guarda da documentação

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Local de apoio

• O Arquivo Central também é fundamental para a prefeitura atender requerimentos e pedidos de informações sobre documentos antigos
• Em média, são cerca de
• 200 pedidos por mês

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- A ficha funcional é a vida do servidor na prefeitura - explica a secretária-adjunta de Gestão e Modernização Administrativa, Carolina Lisowski.

No caso funcionalismo, parte vai para o Instituto de Previdência e Assistência à Saúde dos Servidores Públicos Municipais (Ipassp), mas o registro principal permanece na prefeitura. Outros documentos têm vida útil menor, como balanços contábeis e alguns tipos de contrato.

O Arquivo Central tem seis servidores, dois deles são os arquivistas Diego da Silva Oliveira e Neida Maria Camponogara de Freitas, peças fundamentais para a organização dos documentos. Diego é presidente do Sistema Municipal de Arquivos da Prefeitura de Santa Maria (Siarq-SM). O órgão foi instituído em 2011 para cuidar do sistema de gestão de documentos do Executivo.

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A maioria dos itens guardados no Arquivo Central não tem valor histórico, mas as caixas podem, sim, conter peças interessantes. Documentos relacionados ao período do regime militar, por exemplo, foram destinados ao Arquivo Histórico Municipal.

A tendência, mesmo com a digitalização, é que o papel permaneça por um bom tempo. As fichas funcionais de agora são um exemplo: só poderão ser destruídas a praticamente daqui um século.

- A tendência é menos papel e mais processos eletrônicos, mas ainda vai ter papel - explica a titular da Secretaria de Gestão e Modernização Administrativa, Verônica de David Antônio.